Enterprise resource planning (ERP) is an enterprise-wide information system designed to coordinate all the resources, information, and activities needed to complete business processes such as order fulfillment or billing.[1]
ERP system supports most of the business system that maintains in a single database the data needed for a variety of business functions such as Manufacturing, Supply Chain Management, Financials, Projects, Human Resources and Customer Relationship Management.
An ERP system is based on a common database and a modular software design. The common database can allow every department of a business to store and retrieve information in real-time. The information should be reliable, accessible, and easily shared. The modular software design should mean a business can select the modules they need, mix and match modules from different vendors, and add new modules of their own to improve business performance.
Ideally, the data for the various business functions are integrated. In practice the ERP system may comprise a set of discrete applications, each maintaining a discrete data store within one physical database.
ERP system supports most of the business system that maintains in a single database the data needed for a variety of business functions such as Manufacturing, Supply Chain Management, Financials, Projects, Human Resources and Customer Relationship Management.
An ERP system is based on a common database and a modular software design. The common database can allow every department of a business to store and retrieve information in real-time. The information should be reliable, accessible, and easily shared. The modular software design should mean a business can select the modules they need, mix and match modules from different vendors, and add new modules of their own to improve business performance.
Ideally, the data for the various business functions are integrated. In practice the ERP system may comprise a set of discrete applications, each maintaining a discrete data store within one physical database.
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu Sistem Financial, Sistem Distribusi, Sistem Manufaktur, dan Sistem Human Resource. Contoh sistem ERP komersial antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards. Selain itu salah satu sistem ERP open source yang populer sekarang ini adalah Compiere.
Untuk mengetahui bagaimana Sistem ERP dapat membantu Sistem operasi bisnis kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini:Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu kita menghitung jumlah barang yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada saat ini.
Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, Sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, Sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam Sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.
Modul ERPSecara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:
1. Modul OperasiGeneral Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Financial & AkuntansiGeneral Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya ManusiaPersonnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Manfaat Menggunakan ERPBerikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
1. Integrasi data keuanganUntuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses OperasiMenstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan InformasiMenstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
Tips memilih ERPBerikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan:
1. Knowledge & ExperienceKnowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.
2. Selection MethodologyAda struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.
3. Analisa Business Strategy- Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?- Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?- Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?- Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?- Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?- Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?- Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
4. Analisa People- Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?- Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?- Bagaimana komitmen dari tim implementasi?- Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?- Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?- Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
5. Analisa Infrastruktur- Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)?- Seberapa besar budget untuk infrastruktur?- Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
6. Analisa Software- Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?- Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?- Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia?- Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?
Implementasi ERPBerikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:
1. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.
2. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
Penyebab Gagalnya ERP
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
- Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Tanda-tanda kegagalan ERPKegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
- Kurangnya komitmen top management
- Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
- Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
- Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
- Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
- Kesalahan penghitungan waktu implementasi
- Tidak cocoknya software dgn business process
- Kurangnya training dan pembelajaran
- Cacatnya project design & management
- Kurangnya komunikasi
- Saran penghematan yang menyesatkan
Software ERPBeikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source:
- SAP
- JDE
- BAAN
- MFGPro
- Protean
- Compiere
- Adempiere
Tidak ada komentar:
Posting Komentar